Vilka tal en KPI-dashboard bör visa

Nästan varje dashboard vi får se första gången har samma problem. Den visar tjugo tal. Ingen tittar på den.

Det beror sällan på att talen är fel. Det beror på att ingen av dem leder till en handling, och en skärm man tittar på utan att göra något åt slutar man titta på.

Testet vi använder

För varje tal någon vill ha med ställer vi tre frågor:

Vad gör ni om det ändras? Finns inget svar är det inte ett nyckeltal. Det kan vara intressant, och intressant hör hemma i en rapport, inte på en skärm.

Vem gör det? Ett tal utan ägare är ett tal ingen agerar på. Beläggningen per maskingrupp är produktionsledarens. Marginalen per order är någon annans.

Hur snabbt måste ni veta? Det som ska styra dagen behöver vara färskt i morgon bitti. Det som styr kvartalet kan hämtas en gång i veckan, och behöver inte kosta vad realtid kostar.

Det som klarar alla tre får plats. Det brukar bli fem till åtta tal, inte tjugo.

Talen som brukar överleva testet

Vilka de är beror på verksamheten, men mönstret går igen:

Något om beläggning. Hur mycket av kapaciteten som är bokad, och hur långt fram. Det är talet som avgör om man ska sälja mer eller anställa.

Något om utfall mot kalkyl. Vad jobbet skulle kosta jämfört med vad det kostade. Det är där pengarna försvinner, och det är nästan alltid det tal som är svårast att få fram.

Något om ledtid. Hur lång tid från beställning till leverans, och var i kedjan tiden går.

Något om det som fastnat. Order som väntar, fakturor som inte gått ut, ärenden utan ägare. Det talet är obekvämt och därför nyttigt.

Det som kostar mest är inte grafiken

Nästan alla tror att arbetet ligger i att bygga skärmen. Det gör det inte. Den delen är förutsägbar.

Arbetet ligger i att komma överens om vad ett tal betyder. Räknas en order som levererad när den lämnar lagret eller när kunden kvitterat? Ingår frakten i marginalen? Är beläggningen räknad på arbetstid eller kalendertid?

De frågorna har ofta två svar i ett bolag, och två svar betyder att två personer läser samma siffra olika. Att reda ut det är halva uppdraget, och det är också den delen som gör mest nytta oavsett om dashboarden byggs.

Varje tal ska visa hur färskt det är

Ett tal utan tidsstämpel är ett tal man inte vet om man kan lita på. Slutar en koppling fungera visar en dashboard utan tidsstämpel gårdagens siffror som om de vore dagens, och ingen märker något.

Vi sätter därför ut när varje tal senast hämtades, och larmar när en hämtning uteblir. Det är tråkigt och det är hela skillnaden mellan ett underlag och en prydnad.

Behöver ni bygga det själva

Inte alltid. Har ni redan Power BI eller ett affärssystem med rapportmodul som gör jobbet, använd det. Vi bygger när talen måste hämtas ur system som saknar färdiga kopplingar, eller när underlaget ska vara en del av ett verktyg ni redan arbetar i.

Ska siffror från flera system vägas ihop är det ett ETL-flöde som ska byggas, och det arbetet ligger nästan alltid i att få två system att beskriva samma sak på samma sätt.

Mer om hur vi går till väga står på sidan om beslutsunderlag, och det finns ett exempel att titta på.