Därför blir kalkylbladet verksamhetskritiskt
2 min läsning
Ingen fattar beslutet att ett kalkylblad ska bli verksamhetskritiskt. Det börjar alltid som en tillfällig lösning på ett konkret problem: affärssystemet visar inte beläggningen per maskingrupp, så någon bygger ett ark som gör det.
Arket fungerar. Det används varje vecka. Efter ett halvår vet fler personer vad som står i det än vad som står i affärssystemet.
Tre saker som händer sedan
Arket får en ägare. En person uppdaterar det, och den personen blir en flaskhals utan att någon bestämt det. När hen är sjuk vet ingen hur beläggningen ser ut.
Formlerna blir historia. Den som byggde arket vet varför kolumn K multipliceras med 0,87. Två år senare gör ingen det, och ingen vågar ändra.
Det växer utåt. Ett ark blir tre, som länkar till varandra. En omdöpt flik bryter något i ett annat ark, och det upptäcks först när en siffra ser konstig ut i ett möte.
Vad som faktiskt är problemet
Kalkylbladet är inte problemet. Det löste ett verkligt behov som inget system täckte, och det gjorde det snabbt.
Problemet är att det aldrig var meningen att det skulle vara kvar, och att det därför saknar allt som ett system som körs varje dag behöver: historik, behörigheter, larm när något ser fel ut, och någon annan än en person som vet hur det hänger ihop.
Vad man gör åt det
Sällan att byta affärssystem. Oftast räcker det att flytta logiken som redan finns i arket till något som körs av sig självt och läser data direkt från källan, och att låta arket vara ett ark igen.
Känner ni igen beskrivningen är det värt tjugo minuter att prata om.