Byta affärssystem eller integrera
4 min läsning
Frågan kommer oftast i förklädnad. Någon säger att affärssystemet är för gammalt, att det inte klarar det de behöver, att leverantören inte utvecklar det längre. Och slutsatsen är given innan frågan ställts: vi måste byta.
Ibland stämmer det. Oftare är problemet inte systemet utan att systemet står ensamt, och att allt runt omkring görs för hand.
Vad ett systembyte faktiskt kostar
Licensen är den post alla räknar på, och den minsta.
Datamigrering. Tio års kunder, artiklar, order och historik ska över. Det som inte passar i det nya systemets modell måste antingen översättas eller lämnas kvar, och båda alternativen kostar.
Att arbetssättet ändras. Ett nytt system gör saker på sitt sätt. Rutiner som suttit i ryggmärgen i femton år ska göras om, och produktiviteten sjunker innan den stiger.
Alla integrationer görs om. Har ni kopplingar mot lager, e-handel, lön eller maskiner så byggs de om. De försvinner inte för att systemet byts.
Tiden. Räkna med sex månader till ett år för ett mellanstort bolag, och att det landar i den övre halvan.
Det gör inte ett byte fel. Det gör det till ett beslut man ska fatta av rätt skäl.
Fyra frågor som avgör
Är det systemet som saknar funktionen, eller ingen som kopplat ihop det? "Affärssystemet visar inte beläggningen" betyder ofta att uppgifterna finns men inte hämtas. Det är ett integrationsproblem med en integrationsprislapp.
Går det att komma åt uppgifterna? Har systemet ett API, en export eller en databas som går att läsa, då finns nästan alltid en väg. Går det inte att komma åt data alls är det ett tungt argument för byte, för då blir varje framtida behov lika låst.
Får ni fortfarande uppdateringar och support? Ett system utan underhåll är en risk som växer, oavsett hur väl det fungerar i dag. Där är bytet en fråga om när, inte om.
Vem gör det manuella arbetet, och hur mycket? Räkna timmar. Två personer som lägger fem timmar i veckan på att flytta uppgifter mellan system är femhundra timmar om året. Det är siffran som avgör vad en integration får kosta.
Det mellanting som ofta är svaret
Behåll affärssystemet som det det är bra på: order, lager, ekonomi. Bygg det som saknas vid sidan av, och koppla ihop.
Vi ser samma mönster om och om igen. Ett affärssystem som fungerar för det det gjordes för, ett kalkylblad som täcker glappet, och ingen koppling däremellan. Byter man system följer kalkylbladet med, för glappet finns kvar.
Att i stället bygga bort just det glappet är billigare, går fortare och river inte upp något som fungerar. Ibland visar det sig efter ett år att systembytet inte längre behövs. Ibland visar det sig att det behövs ändå, men då vet ni exakt vad det nya systemet måste klara, och det är en betydligt bättre kravspecifikation än den ni hade börjat med.
När vi säger byt
Om systemet inte går att komma åt maskinellt alls. Om leverantören slutat underhålla det. Om det ni behöver ändra ligger i systemets kärna och inte i kanten. Då är en integration att bygga vidare på något som ska bort, och det avråder vi från.
Vi säger också nej till att bygga en koppling mot ett system som ska bytas ut inom ett år. Vänta och koppla mot det nya.
Så räknar vi på det
En integration ligger oftast mellan 30 000 och 120 000 kronor per koppling och är i drift inom två till sex veckor. Ett systembyte är en annan storleksordning i både pengar och tid.
Det betyder inte att integrationen alltid är rätt. Det betyder att den är tillräckligt billig för att vara värd att räkna på innan ni beslutar om det dyra alternativet.
Mer om hur vi går till väga står på sidan om systemintegration, och om vad interna system kostar när något ska byggas vid sidan av. Vet ni inte vilket ni har framför er, beskriv problemet så säger vi vad vi tror.