Varför integrationsofferter skiljer sig
5 min läsning
Det vanligaste vi hör när någon jämför offerter på en integration är att spannet är obegripligt. Tre leverantörer får samma beskrivning och svarar med priser som ligger långt ifrån varandra.
Skillnaden är nästan aldrig marginal. Den beror på att beskrivningen lämnade fem frågor obesvarade, och att varje leverantör gissade olika.
De fem frågorna som avgör priset
Ingen av dem syns i en beskrivning som säger "vi vill koppla ihop vårt affärssystem med vår e-handel".
| Fråga | Billig tolkning | Dyr tolkning |
|---|---|---|
| Åt vilket håll går datan? | Läser bara ur ett system | Skriver i båda, med konflikthantering |
| Hur färsk måste den vara? | En gång per natt | Inom sekunder |
| Hur ser datan ut idag? | Strukturerad, i ett system | Spridd i kalkylblad med olika format |
| Vad händer när något går fel? | Loggas | Larm, återförsök och spårbarhet |
| Ska historiken med? | Nej, vi börjar idag | Flera års data ska migreras |
Den som svarat på vänsterkolumnen offererar ett par dagar. Den som svarat på högerkolumnen offererar flera veckor. Båda är ärliga.
Att skriva åt ett system kostar mer än att läsa ur det
Det här är den enskilt största posten och den som oftast missas.
Att läsa ur ett affärssystem är okomplicerat. Datan finns, den ändras inte av att någon tittar på den, och blir något fel har ingen tagit skada.
Att skriva till samma system är något annat. Varje felfall måste vara genomtänkt innan bygget, eftersom ett fel får konsekvenser i skarp drift. Vad händer om posten redan finns? Om två system ändrar samma uppgift samtidigt? Om skrivningen går igenom men svaret aldrig kommer fram?
En koppling som bara läser kan byggas på dagar. En som skriver tillbaka behöver en genomtänkt hållning till varje sådan fråga.
"Det finns inget API" betyder sällan att det inte går
En vanlig invändning från en systemleverantör är att integration inte är möjlig. Det stämmer nästan aldrig bokstavligt.
Saknas ett API finns oftast något av det här:
- En schemalagd export som går att läsa
- Direkt läsning ur databasen, med leverantörens godkännande
- Filflöden som redan används för något annat
- Ett rapportverktyg som kan skriva till en fil
Vägen kan vara mindre elegant och kräver mer övervakning, men den finns. Det som däremot är sant är att en indirekt väg kostar mer att hålla vid liv, eftersom den går sönder oftare vid uppdateringar.
Varför standardkopplingar ibland är dyrare i längden
Färdiga kopplingar mellan två kända system är billiga att köpa och snabba att komma igång med. De är rätt val förvånansvärt ofta.
De blir dyra först när ni behöver något de inte gör. Då betalar ni licensen och bygger ändå det som saknas, och har två saker att underhålla i stället för en.
Regeln vi går efter: täcker standardkopplingen allt ni behöver idag och det ni vet kommer nästa år, ta den. Behöver ni redan från början gå utanför den, bygg direkt.
Tre poster som sällan står i offerten
Det som gör att en offert på 60 000 slutar på 95 000 är nästan alltid en av de här tre, och de nämns sällan i underlaget.
Testmiljö. Att bygga mot skarp data är inte ett alternativ när kopplingen skriver. Har systemet ingen testmiljö måste en byggas, och den kostar tid både att sätta upp och att hålla i takt med produktionen.
Historiken. En koppling som börjar gälla i dag är enkel. Ska den även föra över de senaste två åren tillkommer ett engångsjobb med egna regler för dubbletter och för poster som ändrat form på vägen.
Vem som äger felet. När kopplingen stannar klockan tre en fredag, vem får larmet och vem åtgärdar? Om det inte står i offerten är det inte prissatt, och då blir det antingen ni som upptäcker felet på måndagen eller en timdebitering ni inte räknat med.
Fråga efter alla tre skriftligt. Skillnaden mellan två offerter är ofta att den ena har dem med.
När svaret är att inte bygga alls
Ibland är kopplingen fel fråga. Om systemet ändå ska bytas inom ett år ska ni inte bygga mot det som ska bort, och om problemet egentligen är att systemet saknar en funktion är det ett annat beslut. Vi har skrivit om hur man skiljer dem åt i byta affärssystem eller integrera det ni har.
Vad ni kan göra innan ni begär offert
Svara på de fem frågorna i tabellen och skicka svaren med beskrivningen. Det tar en halvtimme och gör offerterna jämförbara.
Vet ni inte svaren är det i sig ett svar: då bör första steget vara en genomgång och inte ett bygge, och det ska inte kosta något. Så arbetar vi med systemintegration, och har ni ett underlag redan skicka det så säger vi vad vi tror att det landar på.
Källor för de generella kostnadsdrivarna: Exsitec om API-integration, Systemkompassen om kostnad för affärssystem och Genesis IT om systemintegration. Bedömningarna om skriv- mot läsriktning och indirekta vägar är våra egna.