Koppla ihop CRM och Fortnox
4 min läsning
Mönstret ser likadant ut i nästan varje bolag som har både ett CRM och Fortnox. En affär vinns i CRM:et. Någon skriver in kunden i Fortnox en gång till för att kunna fakturera. En adress ändras på ett ställe men inte på det andra. Ett halvår senare vet ingen vilket register som stämmer.
Det går att koppla ihop, och det är sällan svårt. Det svåra är att bestämma vilket system som får bestämma.
Frågan som avgör allt annat
Vilket system äger kunduppgifterna?
Svaret är oftast CRM:et för det som säljarna rör: kontaktpersoner, telefonnummer, vad som är på gång. Och Fortnox för det som ekonomin rör: fakturaadress, betalningsvillkor, organisationsnummer.
När den gränsen är dragen blir kopplingen enkel att beskriva. När den inte är dragen blir varje ändring en fråga om vem som har rätt, och det är då folk slutar lita på båda systemen.
Vad som brukar kopplas
Kund vid vunnen affär. När en affär markeras vunnen i CRM:et skapas kunden i Fortnox om den inte redan finns. Det är den vanligaste kopplingen och den som ger mest för minst arbete.
Fakturaunderlag. Det som ska faktureras skickas från CRM:et till Fortnox som ett fakturautkast. Någon granskar och skickar. Att låta systemet skicka fakturan helt själv går, men de flesta vill ha kvar ett par ögon på det första året.
Betalstatus tillbaka. Fortnox vet när fakturan är betald. Den uppgiften är värd mycket i CRM:et, för det är den som avgör om en affär är klar på riktigt.
Organisationsnummer och dubblettkontroll. Slår man upp mot organisationsnummer i stället för mot företagsnamn slipper man tre varianter av samma bolag.
Att vara försiktig med
Tvåvägssynk av allt. Frestande, och nästan alltid fel att börja med. Det kräver att någon svarat på vad som händer när samma fält ändrats på båda ställen sedan förra synken. Börja åt ett håll, utöka när det visat sig behövas.
Historiken. En förstagångssynk av tio års kunder tar tid, och Fortnox begränsar hur många anrop som får göras per sekund. Räkna med att den körningen tar en natt och inte en kaffepaus.
Dubbletter som redan finns. De flesta register innehåller samma bolag i två skepnader innan kopplingen byggs. Det städas enklast före, inte efter.
Om ni inte har något CRM
Det händer att svaret på "vi behöver koppla CRM till Fortnox" är att CRM:et inte finns än, och att det som används i stället är ett kalkylblad med en flik per säljare.
Då är kopplingen inte första steget. Då är frågan om ni ska köpa ett CRM eller bygga ett som passar hur ni faktiskt säljer. Standardprodukter är billigare och snabbare igång, och de flesta bör välja dem. Ett eget är rätt först när arbetssättet är er konkurrensfördel, eller när det ni gör inte liknar det verktygen är byggda för.
Vi säger vilket av dem vi tror på innan ni beställer, och vi bygger inte ett eget CRM åt någon som hade blivit nöjdare med en licens.
Vad det kostar
En koppling åt ett håll mellan ett CRM med API och Fortnox ligger oftast mellan 30 000 och 60 000 kronor. Kompletteras den med betalstatus tillbaka och dubblettkontroll hamnar den högre.
Priset är fast per koppling. Mer om hur vi räknar står på sidan om systemintegration, och vad Fortnox API klarar finns i en egen artikel.